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Aprovar solicitações

Aprove ou rejeite as solicitações



VISÃO GERAL DO MÓDULO COMPRAS - APROVAR SOLICITAÇÕES

Neste primeiro tópico do módulo de compras, são aprovados, reprovados e/ou alteradas as solicitações feitas no módulo Compras > Solicitações.

O acesso a essa área costuma ser exclusivo ao profissional responsável por adquirir insumos à obra, onde irá definir quais solicitações e orçamentos serão repassados, a fim de preservar o fluxo de caixa da organização.

Ainda, pode o comprador nessa aba selecionar qual(is) produtos serão adquiridos e qual(is) serão excluídos do pedido; ler ou fazer comentários sobre produtos específicos, verificar a disponibilidade desses produtos nos estoques, ou até buscar por materiais semelhantes.


Aqui você irá encontrar:


SOBRE A INTERFACE


Aqui você pode:

  • 1. Visualizar os pedidos finalizados;
  • 2. Agrupar por solicitações e por produtos;
  • 3. Filtrar por local de consumo, status, data de entrega/data da solicitação ;
  • 4. Fazer pesquisa direta;
  • 5. Visualizar as informações gerais como nº de solicitação, local de consumo, quantidade, data da solicitação, prazo de entrega e status;
  • 6. Abrir solicitação (para maiores detalhes).


DETALHES DE UMA SOLICITAÇÃO


Ao abrir um pedido, é possível:

  • Aprovar; 
  •   Reprovar;
  •   ler comentários;
  • Fazer transferências;
  •   Trocar por produtos semelhantes;
  • Clicando sobre o produto ainda é possível ter acesso a informações como data, movimento, motivo e quantidade das últimas movimentações do mesmo produto para o mesmo local, realizadas anteriormente;
  • Clicando em "aprovação rápida" é possível aprovar todos os itens de uma unica vez.


COMO APROVAR UMA SOLICITAÇÃO

Acesse Koper - Compras - Aprovar solicitações

  • Clique sobre o pedido que deseja aprovar;
  • Clique sobre o ícone  , para aprovar;
  • Digite a quantidade do produto que deseja aprovar na compra;
  • Clique no botão ;
  • Na parte inferior direta da tela, clique em
  • Na janela que abrir, selecione local de entrega do produto;
  • Clique em .


No carrinho de compras:

  • Clique no   (carrinho de compras);
  • Seleciona a opção ;
  • Na janela que abrir decida qual será o próximo passo: gerar orçamento ou fazer compra avulsa;


   Para gerar orçamento - faça:
  • Na aba Produtos, selecione a opção orçamento;
  • Clique em Próximo >>;
  • Na aba Fornecedor, adicione na coluna da direita os perceiros que deseja fazer orçamento;
    - para isso clique e arraste da lista da esquerda para a direita o parceiro de sua escolha ou clique no ícone ;
  • Agora decida qual parceiro receberá um e-mail para que responda a cotação de orçamento dos produtos requisitados
    - para isso basta selecionar o  
  • Por fim clique em .

    •    Para fazer compra avulsa - faça:
  • Na aba Produtos, selecione a opção compra avulsa;
  • Clique em Próximo >>;
  • Na aba Fornecedor, selecione o fornecedor para realizar a compra avulsa ou deixe para associar em outro momento;
  • Para enviar e-mail da ordem de compra oarao fornecedor basta selecionar o  
  • Ainda é possível adicionar comentários para serem exibidos na ordem de compra;
  • Por fim clique em .

    •   Considerações:

    • O motivo de poder fazer a ordem de compra avulsa sem associar a nenhum fornecedor, é para que a "lista" com os produtos seja lançada mesmo sem que haja um fornecedor definido. Assim depois que a compra for realizada e com a nota fiscal em mãos, o responsável pelo financeiro poderá associar o fornecedor à ordem de compra criada.
    • Neste caso, ordens de compra sem fornecedor associado, aparecem para todos os fornecedores, no módulo financeiro > notas eletrônica e manuais, para que consiga associá-la ao fornecedor ao qual efetivamente realizou a compra.
    • Ps.: Caso queira cancelar a aprovação, de uma operação ainda não concluída, basta clicar sobre o ícone   que o processo será revertido.


    COMO APROVAR UMA SOLICITAÇÃO - REALIZANDO TRANSFERÊNCIA

    Evitando compras desnecessárias, o Koper oferece a opção de fazer transferência de um produto alocado em um centro de estoque, para outro (que esteja necessitando deste insumo), caso hája disponibilidade em estoque:

    • Acesse Koper - Compras - Aprovar solicitações
    • Clique sobre o pedido que deseja realizar transferência;
    • Clique sobre o ícone     (aprovar);
    • No canto esquerda já janela aberta é posível ver as quantidades deste mesmo produto em estoque, e no campo na frente preencha com a quantidade que deseja fazer transferência;
    • Por fim clique em ;
    • Na parte inferior direta da tela, clique em ;
    • Na janela que abrir, clique em .


    COMO REPROVAR UMA SOLICITAÇÃO

    Acesse Koper - Compras - Aprovar solicitações

    • Clique sobre o pedido que deseja reprovar;
    • Clique sobre   , para reprovar; 
    • Na parte inferior direta da tela, clique em ;
    • Na janela que se abrir clique em novamente;

      Considerações:

    • Caso queira cancelar a reprovação, de uma operação ainda não concluída, basta clicar sobre o ícone   que o processo será revertido.
    • Quando se aprova uma solicitação com quantidade zero, o sistema identifica automaticamente que este pedido foi reprovado.


    COMO VISUALIZAR UM COMENTÁRIO EM UMA SOLICITAÇÃO

    Acesse Koper - Compras - Aprovar solicitações

    • Clique sobre o pedido que deseja ler comentário;
    • Clique sobre o ícone   ;
    • Leia comentário e por fim clique em  para fechar janela.


      •   Considerações:

      • Você ainda tem a possibilidade de:
        - editar o comentário clicando sobre o ícone  - desde que tenha sido feito por você;
        - definir se o comentário adicionado pode ser visualizado pelo fornecedor - selecione a opção Este comentário pode ser exibido para o fornecedor no momento do orçamento;
        - excluir comentários, clicando sobre o ícone  - desde que o comentário tenha sido feito por você;


      COMO ADICIONAR UM COMENTÁRIO À UMA SOLICITAÇÃO

      Acesse Koper - Compras - Aprovar solicitações

      • Clique sobre o pedido que deseja ler comentário;
      • Clique sobre o ícone   ;
      • Clique no botão ;
      • Escreva o comentário que deseja adicionar;
      • Caso queira que o fornecedor parceiro veja o comentário selecione a opção  Este comentário pode ser exibido para o fornecedor no momento do orçamento
      • Por fim clique em .

      COMO NO EXEMPLO ABAIXO:


      Considerações:

    • Você ainda tem a possibilidade de:
      - editar o comentário clicando sobre o ícone  - desde que tenha sido feito por você;
      - definir se o comentário adicionado pode ser visualizado pelo fornecedor - selecione a opção  Este comentário pode ser exibido para o fornecedor no momento do orçamento;
      - excluir comentários, clicando sobre o ícone  - desde que o comentário tenha sido feito por você;


    COMO TROCAR PRODUTOS DE UMA SOLICITAÇÃO

    Para realizar troca do produto selecionado, por outro, basta seguir os seguintes passos:

    • Clique sobre o pedido que deseja alterar produto;
    • Clique sobre o ícone  ;
    • Selecione o produto que irá realizar troca;
    • Na janela que se abrir, clique em  ;
    • Agora siga o processo de aprovação de pedido (explicado anteriormente).


      Considerações:

    • Só é possível realizar a troca de produtos do mesmo tipo;
    • Todo produto trocado fica com a cor laranja, e passando o cursor do mouse sobre ele, é possível saber qual produto foi solicitado;
    • Toda solicitação aprovada, finalizada ou reprovada pode ser encontrada clicando sobre o botão em Compras > Aprovar solicitações;
    • Quando uma solicitação é feita, e por algum motivo o solicitante, pede cancelamento desta solicitação, cabe ao responsável por Aprovar solicitação   ou   o cancelamento;
    • Todos os emails enviados tem validade de até 7 dias antes de expirar.

    Que tal agora aprender a solicitar orçamentos utilizando nosso sistema?